PROBLEMS
よくある課題
現場・業務担当者からよく聞かれる課題を整理しました。
PROBLEM 01
紙帳票・FAXが業務の中心
紙での運用が前提になっており、記録・保管・検索に手間がかかる。
PROBLEM 02
Excelへの転記が発生する
システムと紙・Excelを併用しているため、二重入力が生じやすい。
PROBLEM 03
最新版がどれかわからない
複数のファイルやメールが並立し、どのデータが正しいか確認に時間がかかる。
PROBLEM 04
承認待ちで業務が止まる
紙の回覧や口頭確認が必要で、担当者不在時に業務が滞る。
PROBLEM 05
担当者依存・引き継ぎが難しい
個人の経験や紙での管理に頼っており、異動・退職時に知識が失われやすい。
BACKGROUND
課題が生じやすい背景
業務・情報の分断、担当者依存、システム間のデータ連携の不足が主な原因です。個別の対症療法ではなく、業務フロー全体をつなぐ仕組みを設計することが解決の起点になります。
BEFORE — 現状の課題
- 紙帳票・FAXが業務の中心
- Excelへの転記が発生する
- 最新版がどれかわからない
- 承認待ちで業務が止まる
→
AFTER — 目指す状態
- 入力負荷の軽減
- 検索・参照の効率化
- 情報共有の促進
- 履歴管理の実現
APPROACH
PC・タブレットを活用した業務集約
業務の流れを整理し、データが一連でつながる構造をイメージします。
STEP 01
紙・Excel入力
STEP 02
→システム上での入力・申請
STEP 03
承認・確認
STEP 04
データ反映
STEP 05
照会・集計・分析活用
1
紙・Excel入力
2
→システム上での入力・申請
3
承認・確認
4
データ反映
5
照会・集計・分析活用
現場入力・承認・データ反映・照会の一連の流れをシステム上で完結させることで、紙やExcelを経由しなくてもデータが後工程に渡る環境を整えます。基幹船はPC-Webに加えてタブレットにも対応しており、店舗現場での運用も想定しています。全社のDXを基幹船単体で実現するものではなく、基幹業務に直結する処理のデジタル化を対象とします。
FEATURES
基幹船で対応できる主な機能
標準機能をベースに、要件に応じた機能追加・外部連携を検討します。
PC-Web・タブレット対応
店舗・本部いずれからもシステムを利用可能。
発注・申請のシステム入力
発注、店間移動申請、廃棄・経費振替をシステム上で処理。
承認ワークフロー
承認フローをシステム化し、状況をリアルタイムで把握。
通知機能
エラー・承認待ち等をシステムが検知して通知。
照会・アクセスログ
処理履歴・通知履歴をシステム上で確認可能。
CSV取込・連携
既存データのCSV取込や外部システムとの連携に対応。
記載の機能は基幹船の標準機能・連携実績をもとにしています。個別要件への対応可否はヒアリング・要件確認をもとに判断します。
BENEFITS
期待できること
定量的な効果は環境・要件によって異なります。ここでは業務改善の方向性として整理しています。
BENEFIT 01
入力負荷の軽減
一度入力したデータを後工程で活用でき、転記が不要になります。
BENEFIT 02
検索・参照の効率化
過去データをシステム上で検索・参照できます。
BENEFIT 03
情報共有の促進
承認状況や処理結果を関係者がリアルタイムで確認できます。
BENEFIT 04
履歴管理の実現
操作・変更履歴を記録し、ガバナンスを強化できます。
BENEFIT 05
集計・分析の基盤整備
デジタルデータとして蓄積されることで、後工程での集計・分析が可能になります。
業務のペーパーレス化・デジタル化について相談する
紙やExcelで残っている業務のうち、基幹船でシステム化できる範囲を確認します。まずは現在の業務フローをお聞かせください。
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